資料探しに年間150時間の損失？riclinkを使って探索時間を大幅に減らす方法を紹介

目の前の業務に集中したいのに、必要な資料が見つからず、フォルダのなかを行ったり来たりした経験はありませんか？

このような「資料探しの時間」は、一つひとつは数分程度かもしれません。しかし、これが毎日積み重なると、企業にとって無視できない「巨大な損失」になってしまいます。

今回は、多くのビジネスパーソンが抱える「資料探し」問題を紐解きながら、コンテンツ管理ツール「riclink（リクリンク）」を活用して業務効率化を図る方法を紹介します。

なお、riclinkの詳細は下記の資料にまとまっておりますので、ご興味のある方はぜひダウンロードしてご覧ください。

ビジネスの現場で、どれほどの時間が「何かを探す作業」に費やされているかご存知でしょうか。

リクナビNEXTジャーナルの記事によると、ビジネスパーソンが業務中に費やしている「探し物」の時間は、年間で「150時間」にものぼると言われています。

これには備品や名刺などを探す時間も含まれますが、デジタル化が進んだ現代において、その多くを占めるのが「必要なデータや資料が見つからない時間」ではないでしょうか。

年間150時間は、1日平均で約36分です。もし、この毎日の「無駄な時間」を削減できれば、月間で約10時間以上の残業を減らせる計算になります。

これは企業にとって、単なる時間の浪費ではなく、無視できない人件費の損失です。

なぜ、私たちはこれほどまでに「資料探し」に時間を浪費してしまうのでしょうか？

その原因としては、次の3つが考えられます。

それぞれの原因について、詳しく見ていきましょう。

かつては「資料」といえばExcelやWordなどのファイルのみでした。

しかし現在は、これに動画やWebページなども加わり、扱う情報の形式が多様化していて、それぞれの保管場所が下記のように異なることも多いです。

これにより、必要なコンテンツを見つけるために、複数のツールやブラウザを行ったり来たりする手間が発生してしまいます。

コンテンツが保管されている共有フォルダを開くと、「提案書_v1.pdf」「提案書_修正版.pdf」「提案書_最終.pdf」といった文字情報がずらりと並んでいる、という光景に見覚えはありませんか？

よくある「フォルダ」を使ったコンテンツ管理では、目当てのものを探す手がかりが「ファイル名（文字）」しかないことも多いです。

そのため、パッと見ただけでは中身の判別がつかず、「ひとつずつ開いては中身を確認し、違ったら閉じる」という無駄な作業を繰り返すことになります。

せっかく資料を探し当てたとしても、「これは本当に最新版か？」と不安になるのは、職場でのあるあるの1つです。

「先週の会議で修正が入ったはずだけど、反映されているかな？」「古い価格表をお客様に送ってしまったらトラブルになる……」

このように考えて、作成者にチャットで確認したり、更新日時を調べたりする手間も、資料探しに時間を取られる原因の1つです。

ここまで紹介した、「資料探しに時間がかかる原因」を根本から解消するのが、コンテンツ管理ツール「riclink」です。

riclinkには、探している資料を直感的に探せるようになる、下記3つの機能があります。

以下では、それぞれについて見ていきます。

riclinkの「ルーム」という機能は、いわば自社専用のポータルサイトのようなものです。

このルーム内には、PDFなどの「ドキュメント」はもちろん、「動画ファイル」も「Webページへのリンク」も、形式を問わず同じ画面上に配置できます。

これにより、「とりあえずルームを見れば、必要なものは全部ある」という状態になり、保存場所を探し回る時間が大幅に削減されます。

また、ルームには「URL」を付与することも可能です。ルームを共有したい相手にURLを教えれば、社外の方でもコンテンツを閲覧できるようになります。

さらに、コンテンツの修正・更新があったとしても、今までのURLは変わることなく常に最新版を閲覧できます。

riclinkの特長の1つが、すべてのコンテンツが「サムネイル画像」で表示されることです。

資料であれば「表紙」が、動画であれば「アイキャッチ画像」が、アイコンとして画面に並びます。

これにより、文字（ファイル名）を目で追って探す必要がなくなります。

スマートフォンの写真フォルダを眺めるように、パッと見た瞬間の「視覚情報」で、直感的に目的の資料を見つけることが可能です。

従来のような「1つずつ中身を開いて確認する」という手間がなくなるだけで、検索のスピードは劇的に向上します。

riclinkには、定期的に「コンテンツの追加・更新」の情報を関係者へ通知する「ログアラート機能」があります。

そのため、新しい情報は、自分から探しに行かなくてもメールやチャットで自動的に届きます。

これにより、riclinkでは「そのコンテンツが最新版かどうか」の確認作業が一切不要です。

riclinkを導入することで、実際にどれほどの時間を短縮できるのでしょうか？

冒頭では「探し物全体で年間150時間」というデータを紹介しましたが、ここでは「資料探し」だけに焦点を当てて、その効果を試算してみます。

まず、一般的な資料探しの流れは、下記のとおりです。

この方法だと、1回の資料探しで平均して「3分」程度を要します。

一方、riclinkでの資料探しは、次のようにたった2ステップです。

画面に資料の中身がビジュアルで表示されるため、「いちいち中身を開いてから、この資料ではなかった」と探し直しになることがほとんどありません。これにより、資料探しは「30秒」ほどで済みます。

以上を踏まえると、riclinkを導入することで、資料探しの時間が「1回あたり2分30秒」程度、短縮されます。

仮に、1日に10回資料を探している社員の場合、削減効果は次のようになります。

なんと、社員一人あたり年間100時間もの「自由な時間」が生まれる計算です。

もし社員数が100人の組織であれば、全社で「年間1万時間」規模のインパクトがあります。

このように、「ツールを変えるだけ」で、これだけのコストカットと生産性の向上が見込めます。

最後に、riclinkを導入して「資料を探す時間」の削減に成功した、次の2社の事例を簡単にご紹介します。

実際にどれほどの効果があるのか、ぜひご確認ください。

不動産情報サービスを提供する株式会社LIFULL様では、これまで営業資料をGoogleスプレッドシートやSlackで管理していました。

しかし、手がかりが「文字（ファイル名）」しかないため、「あの資料どこ？」という確認作業が多発し、社員の時間を奪っていたそうです。

そこでriclinkを導入したところ、サムネイル画像のおかげで「どの資料がどこにあるか」が一目瞭然になりました。

担当の方は「探す時間が短縮されたことで、コア業務である『お客様とのやり取り』に集中できるようになった」と、その効果を実感されています。

株式会社ビジョン様では、3,000以上の資料が社内のあちこちに散らばり、営業担当者が必要な情報を見つけにくかったそうです。

そこでriclinkを活用し、資料・動画・Webサイトを一つの「ルーム」に集約しました。

これにより、「riclinkを見ればすべてある」という社内インフラが完成しています。

営業担当者からは「直感的に探しやすい」「お客様先ですぐに資料を出せる」と、好評の声が上がっているとのことです。

資料を探す時間は、何も生み出さない「コスト」です。

そこで、管理ツールを見直し、環境を変えるだけで、その無駄を「お客様への提案」「新しい企画の考案」「チームとのコミュニケーション」といった、本来やるべき「価値ある業務」をする時間に変えられます。

riclinkを導入すれば、組織全体の生産性を大きく向上させることが可能です。

機能の詳細などは下記の無料資料にまとまっていますので、ぜひダウンロードしてご覧ください。