SharePointで何ができる？7つの基本機能と生じる課題の解決策

「SharePointって、具体的にどんなことができるの？」

SharePointは、Microsoft社が提供する情報共有プラットフォームで、上手に活用すれば企業活動の効率化に大きく貢献します。

本記事では、「SharePointの基本的な機能」から「現場での具体的な活用方法」まで、わかりやすくお伝えします。

なお、SharePoint運用でよくある「コンテンツ管理の課題」を解決するには、「riclink」の導入がおすすめです。

ノーコードでスピーディーかつセキュアに作成できるコンテンツ管理ツール「riclink」については、下記の資料で詳しく紹介しているので、気になる方は併せてご覧ください。

SharePointで何ができる？7つの基本機能

ビジネスで使えるSharePointの機能は、次の7つです。

1. ポータルサイトの構築
2. コンテンツの管理
3. ファイルの共同編集
4. 共有カレンダー
5. タスク管理
6. ワークフローの構築
7. オフィスツールとの連携

ここでは、それぞれの機能について詳しく見ていきます。

機能1. ポータルサイトの構築

SharePointでは、「ポータルサイト」を構築できます。

ポータルサイトとは、組織内のさまざまな情報を集約し、共有するためのWebサイトのことです。

組織にとってポータルサイトは、情報共有のハブとなり、業務効率化や生産性向上に大きく貢献します。

SharePointでは、次の2種類のポータルサイトを作成できます。

特定の部署内で利用する場合は、基本的には「チームサイト」が適しています。

チームサイトとコミュニケーションサイトの違いについて、さらに詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

機能2. コンテンツの管理

SharePointには、「コンテンツ管理」機能もあります。

例えば営業組織で導入する場合、提案書・見積書・カタログなど、あらゆるファイルをドキュメントライブラリに保存して、内部で共有できます。

さらに、ファイルを探すときには「ファイル名」だけではなく、「ファイル内のテキスト」でも検索が可能です。

機能3. ファイルの共同編集

SharePointを使えば、複数のメンバーで同時にファイルを編集できます。

この「共同編集」機能は、チームで作成・更新する機会の多い資料の作成を効率化します。

また、編集したファイルは「バージョン管理」ができるため、必要に応じて以前の状態に復元することも可能です。

この機能があることで、誰かが操作を誤ってファイルの一部を削除してしまっても、すぐに元に戻せます。

さらに、アクセス権限の管理もできるため、セキュリティ上も安心して使えます。

機能4. 共有カレンダー

SharePointの共有カレンダー機能では、チームメンバーのスケジュールを一元管理できます。

組織で使うと、個人の予定だけではなく、チーム全体の予定を把握することが可能です。

これによって、管理職がマネジメントしやすくなったり、予定のダブルブッキングを防止できたりするというメリットがあります。

機能5. タスク管理

SharePointのタスク管理機能を使えば、チーム内のタスクを可視化して、進捗状況を共有することが可能です。

これにより、タスクの抜け漏れを防ぎ、案件が確実に進行します。

「共有カレンダー」と併せて活用することで、管理職はさらにマネジメントの効率が上がります。

機能6. ワークフローの構築

多くの組織では、「提案の承認・経費精算・出張申請」など、さまざまなワークフローが存在します。

SharePointの「ワークフロー機能」を使えば、これらの申請・承認などの定型業務を自動化することが可能です。

これにより、申請から承認までのプロセスが効率的になって時間短縮につながるだけではなく、人的ミスを削減できるメリットもあります。

機能7. オフィスツールとの連携

SharePointは、Word・Excel・PowerPointなどのMicrosoft Officeツールと密接に連携しています。

OfficeファイルからSharePointへ直接保存したり、SharePointからOfficeファイルを直接開いて編集したりすることが可能です。

使い慣れたOfficeツールからSharePointの機能を利用できるのは、メリットの一つだといえます。

SharePointを使う際に生じる3つの課題

組織に導入することで、業務の効率化を期待できるSharePointですが、次のような課題が生じることがあります。

1. サイト構築・運用が属人化する
2. 資料の管理が無法地帯になる
3. 担当者が使いこなせない

それぞれの課題について、詳しく見ていきましょう。

課題1. サイト構築・運用が属人化する

SharePointは多機能でカスタマイズ性が高い反面、サイトの構築や運用には、ある程度の専門知識が必要です。

そのため、次のような問題が生じやすいといえます。

以上のことから、担当者が異動や退職をすると、SharePointの運用に支障をきたすことがあります。

課題2. 資料の管理が無法地帯になる

SharePointは、自由にフォルダを作成したり、ファイルをアップロードしたりできて便利な反面、運用ルールを定めずに使い始めると、資料の管理が「無法地帯」になるリスクがあります。

具体的には、次のような問題が生じかねません。

問題の発生を防ぐためには、SharePointの運用ルールを確立し、組織全体に定期的に周知する必要があります。

課題3. 担当者が使いこなせない

SharePointは非常に多機能なプラットフォームなため、すべての機能を使いこなすのは容易ではありません。

特に、ITツールに不慣れな担当者にとっては操作が難しく、導入しても活用されないケースがよくあります。

これによって、結局「担当者が個人でコンテンツを抱える」という状態に戻りかねません。

コンテンツ管理に特化するなら「riclink」がおすすめ

ここまで見てきたように、SharePointは多機能で、組織の情報共有基盤として活用できる可能性を秘める一方、「運用が属人化する」「資料が無法地帯になる」「使いこなせない」といった課題が発生することもあります。

そこでおすすめしたいのが、コンテンツ管理に特化したツールの「riclink」です。

riclinkはコンテンツ管理の課題を解決し、よりシンプルで効率的な情報共有を実現します。

組織で活用する際のriclinkの強みは、次の3つです。

ここでは、それぞれを順に見ていきます。

強み1. 直感的に操作できる

riclinkの最大の強みは、「直感的な操作性」です。

ITツールに不慣れな担当者でもすぐに使いこなせるように、シンプルなインターフェースにこだわって設計しました。

もちろん、メニューやボタンなどはすべて日本語で表示されるため、迷うことなく操作できます。

このように、riclinkは「誰でも、すぐに、簡単に使える」ことを徹底的に追求したツールのため、SharePointの「多機能すぎて使いこなせない」という課題を解決します。

強み2. サムネイルで探しやすい

riclinkでは、資料を「ルーム」と呼ばれる場所にまとめて管理します。

このルーム内の資料は、すべてサムネイルで表示されるため、「どこに何があるか」が一目瞭然です。

ファイル名やフォルダ名だけではなく、サムネイルを手がかりに探すことで、資料探しの時間を大幅に短縮できます。

強み3. 更新情報が自動で通知される

riclinkには、資料が更新された際に、自動で利用者に通知する「ログアラート機能」があります。

通知のタイミングや頻度は、「毎週月曜日の午前10時」など自由に設定することが可能です。

この機能により、チームは常に最新の情報を共有できて、古い資料を使ってしまうリスクを防げます。

riclinkで「資料がすぐ見つかる」を簡単に実現した事例

ここでは、モバイルバッテリーのシェアリングサービスを展開する株式会社INFORICH様の事例をご紹介します。

同社では多くの営業メンバーや代理店を抱えるなかで、営業コンテンツが社内に点在し、「必要な情報を探し出すのに時間がかかる」という課題を抱えていました。

この「情報へのアクセスしにくさ」を解消し、営業生産性を向上させるために導入されたのがriclinkです。

riclinkの導入により、特に「ルーム」機能が大きな効果を発揮しました。

これまでバラバラだった資料をルームに集約することで、サムネイル表示で直感的にコンテンツを把握できるため、「どこに何があるか分からない」状態が解消されています。

その結果、営業担当者は必要な情報へ迅速にアクセスできるようになり、資料を探す手間と時間が大幅に削減されました。

これにより、本来注力すべき顧客への提案活動に時間を割けるようになり、営業生産性の向上に大きく貢献しています。

INFORICH様からは「まさに、このようなツールを待っていました」という声もいただきました。
この事例について、さらに詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。

自社に合ったツールでコンテンツ管理を最適化しよう！

本記事では、SharePointの組織内での活用法と、運用における課題と解決策をお伝えしました。SharePointは、ポータルサイト構築・ドキュメント管理・共同編集など、ビジネスを支援するさまざまな機能を備えています。

しかし、その多機能さゆえに、サイト構築や運用が一部の詳しい人に属人化しやすく、運用ルールが徹底されないと、資料が整理されずに「無法地帯」と化してしまう点がデメリットとして挙げられます。

そこで、SharePointの課題を解決し、よりシンプルで効率的な資料管理を実現するツールとして「riclink」をご紹介しました。

riclinkは、ITツールに不慣れな方でも直感的に操作できるインターフェースで、資料はサムネイルで表示されるため、どこに何があるのか一目瞭然になります。

また、導入・運用も簡単で、低コストで始められる点も魅力的なツールです。

「資料の管理をより効率化したい」とお悩みの方は、ぜひ一度riclinkをご検討ください。下記からサービス資料を無料でダウンロードして、ご覧いただけます。​​​​​​​