SharePointが使いにくいと言われる5つの理由と解決策
SharePointは、多機能であるがゆえに「使いにくい」と感じてしまうこともあるようです。
そこで本記事では、SharePointが「使いにくい」と言われる理由をまとめました。
さらに、SharePointの課題を解決し、資料管理をより簡単・便利にする方法として「riclink」というツールをご提案します。
ノーコードでスピーディーかつセキュアに作成できるコンテンツ管理ツール「riclink」については、下記の資料で詳しく紹介しているので、気になる方は併せてご覧ください。
目次[非表示]
- 1.SharePointが「使いにくい」と言われる5つの理由
- 1.1.理由1. 多機能すぎて、何から手をつけていいかわからない
- 1.2.理由2. フォルダが階層化しすぎて、目的の資料が見つからない
- 1.3.理由3. ファイル名が曖昧だと、検索しても資料が見つからない
- 1.4.理由4. 更新情報が埋もれてしまい、最新版の資料がどれかわからない
- 1.5.理由5. 操作方法がわからず、作業にいちいち時間がかかる
- 2.SharePointの「使いにくさ」を解消する3つの方法
- 3.資料管理は「使いやすさ」がカギ！riclinkが選ばれる理由
- 4.わずか2ヵ月でriclinkを導入し、資料管理の課題を解決した事例
- 5.使いやすい資料管理ツールをお探しなら「riclink」
SharePointが「使いにくい」と言われる5つの理由
SharePointが「使いにくい」と言われる理由には、次の5つが挙げられます。
- 多機能すぎて、何から手をつけていいかわからない
- フォルダが階層化しすぎて、目的の資料が見つからない
- ファイル名が曖昧だと、検索しても資料が見つからない
- 更新情報が埋もれてしまい、最新版の資料がどれかわからない
- 操作方法がわからず、作業にいちいち時間がかかる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
理由1. 多機能すぎて、何から手をつけていいかわからない
SharePointには、下記のような機能が備わっています。
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このように、できることが多すぎるゆえに「どこから手をつけていいかわからない」と迷ってしまう人もいるようです。
なお、SharePointの機能について詳しく知りたい方は、下記の記事をご参照ください。
理由2. フォルダが階層化しすぎて、目的の資料が見つからない
SharePointのドキュメントライブラリでは、フォルダを作成してファイルを整理できます。
しかし、このフォルダ構造が深くなりすぎると、かえって目的の資料を見つけにくくなってしまいます。
こうして資料を探す時間が長くなると、より重要なコア業務に集中できません。
理由3. ファイル名が曖昧だと、検索しても資料が見つからない
SharePointでは、ファイル名から資料を検索することが可能です。
このため、ファイル名が具体的でわかりやすいものであれば、キーワード検索で簡単に見つけられます。
一方、ファイル名が曖昧だと、検索しても目的の資料がヒットしません。
また、同じような名前をつけていると大量のファイルがヒットし、資料探しの時間が伸びてしまいます。
理由4. 更新情報が埋もれてしまい、最新版の資料がどれかわからない
多くの部署において、各種資料は頻繁に更新されるものです。
しかし、SharePointの標準機能だけでは、ファイルの更新情報がわかりにくく、最新版の資料がどれなのか把握しづらいことがあります。
古いバージョンの資料を使ってしまうと、顧客に誤った情報を伝えてしまったり、社内での認識に誤解が生じたりしかねません。
理由5. 操作方法がわからず、作業にいちいち時間がかかる
SharePointの画面には、たくさんのメニューやボタン、アイコンが表示されており、どこをクリックすれば目的の操作ができるのか、わかりにくい場合があります。
このため、慣れないうちは作業に時間がかかってしまいます。
特に、ITツールに不慣れな担当者にとっては、この点が大きなストレスとなり、SharePointの活用を妨げる要因となりかねません。
SharePointの「使いにくさ」を解消する3つの方法
ここまで紹介した、「SharePointの使いにくさ」を解消するには、下記3つの方法が有効です。
ここでは、それぞれの方法を詳しく見ていきます。
方法1. SharePointの運用ルールを明確化する
SharePointの「使いにくさ」を解消するための対策の一つが、「運用ルールを明確化すること」です。
ルールがないままSharePointを運用すると情報が散在して検索性が低下してしまい、業務効率が悪化します。
そこで、明確な運用ルールを設定することで、SharePointを「無法地帯」から脱却させて有効活用できるようになります。
具体的に決めるべきルールの例は、次のとおりです。
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方法2. SharePointの研修を実施して使い方を周知する
SharePointの「使いにくさ」を解消するためには、運用ルールの明確化に加えて、担当者への教育も重要です。
SharePoint研修を実施して、基本的な使い方や活用方法を周知することで、ツールの利用促進・定着が期待できます。
具体的に実施すべき研修の内容は、次のとおりです。
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方法3. 「使いやすさ」に特化したツールを導入する
SharePointの運用ルールを明確にしたうえで研修を実施しても、なお「使いにくい」という声が上がる場合、SharePointの多機能性や複雑さが根本的な原因になっている恐れがあります。
そのような場合は、「使いやすさ」に特化したツールを導入することも視野に入れるべきです。
「コンテンツ管理」に特化したシンプルなツールを求めている企業には、「riclink」の導入をおすすめします。
以下では、riclinkが多くの企業で導入されている理由を紹介します。
資料管理は「使いやすさ」がカギ！riclinkが選ばれる理由
riclinkがさまざまな企業から選ばれる理由として、次の3つが挙げられます。
それぞれ詳しく見ていきましょう。
理由1. ITツール初心者でも直感的に操作できる
コンテンツ管理ツールを選ぶうえで重要なポイントの一つが「使いやすさ」です。
いくら高機能なツールを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。
riclinkは、ITツールに不慣れな方でも直感的に操作できるよう、徹底的に「使いやすさ」にこだわって開発されました。
インターフェースはシンプルな画面構成で、何をすればいいのかが一目でわかります。
操作が簡単なので、詳細なマニュアルを作成したり、社内研修を実施したりする必要はありません。
理由2. 圧倒的にコンテンツを探しやすい
riclinkでは、各種資料を「ルーム」と呼ばれる場所にまとめて管理できます。
ルーム内の資料はサムネイルで表示されるため、ファイルを開かなくても中身を把握しやすいのが特徴です。
これにより、資料探しの時間が大幅に短縮されるため、空いた時間を顧客とのコミュニケーションなどに充てられます。
理由3. 低コスト・短期間で導入が完了する
riclinkは、導入のしやすさも大きな魅力です。高額な初期費用や、長期間の導入作業は必要ありません。
「思い立ったらすぐに使い始められる」という手軽さが、多くの企業に選ばれる理由の一つです。
以下では、キックオフミーティングから「わずか2ヵ月」でriclinkを導入した事例を紹介します。
わずか2ヵ月でriclinkを導入し、資料管理の課題を解決した事例
株式会社LIFULL様は、世界60ヵ国以上で不動産や暮らしに関わるサービスを展開する企業です。
同社では、「住まいんど診断」というサービスの営業活動において、次のような課題を抱えていました。
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これらの課題を解決するため、同社はriclinkの導入を決定しました。
その決め手の一つになったのが「スピード感」です。キックオフミーティングから、わずか2ヵ月で運用を開始できて「やると決めたら、なるべく早く形にしたい」という同社の要望に合致しました。
こうしてriclinkを導入した同社では、資料探しの時間が大幅に短縮され、顧客とのコミュニケーションにより多くの時間を割けるようになったそうです。
その結果、「住まいんど診断」の利用者が累計6,500人に到達しています。
この事例について、さらに詳しく知りたい方は、下記の記事をご覧ください。
使いやすい資料管理ツールをお探しなら「riclink」
本記事では、SharePointが「使いにくい」と言われる理由を解説したうえで、解決策として「SharePointの運用ルール見直し・研修の実施・新たなツールの導入」をご提案しました。
コンテンツ管理は、あくまで現場での業務を効率化するための「手段」です。資料を管理すること自体に時間をかけるべきではありません。
シンプルなコンテンツ管理ツールを探している方は、ぜひriclinkも選択肢に入れてみてください。機能の詳細は、下記の資料からご確認いただけます。
