約3,000の散在ファイルを一元化。riclinkが「社内インフラ」になるまで

当社は、海外渡航者向けの「グローバルWi-Fi」事業と、法人向けに通信サービスやOA機器などを提供する「情報通信サービス事業」を主に展開しています。

現在、在籍している従業員数は、国内外合わせて約950名（インタビュー実施日時点）です。

私は元々、riclinkの導入時には営業本部を管掌しておりまして、現在は管理本部を管掌しています。

私は、NWS事業部の次長として、主に情報通信サービス事業における新規顧客の開拓をミッションとしています。

オフィスソリューション＆セールスグループとWebサイトの受託制作等・Web関連のサービス開発や制作部門の責任者を務めています。

情報システム部に所属し、ビジョングループ全体の情報システムとセキュリティを統括しています。

事業の拡大スピードに、情報共有の仕組みが追いついていなかったことです。当時は3,000以上の資料が散在し、その9割は古いか使われていませんでした。

社員によって使う資料のバージョンもバラバラで、営業担当者からは「提案に必要な資料がどこにあるかわからない」という声が頻繁に上がっていたことをよく覚えています。

結果として、お客様への提案時にアップセル・クロスセルの機会損失が発生したり、部署間の情報連携がスムーズにいかなかったりという問題が起きていました。

以前は、他社のサービスを導入した時期もありましたが、容量の問題などがあり、定着には至りませんでした。

また、社内で共通のポータルサイトを構築する計画も持ち上がったのですが、運用・保守の責任の所在が不明確であることや、コストの問題からこちらも頓挫しています。

情報システム部としては、課題を感じていながらも、解決に向けてリソースを割く余裕がありませんでした。

そのような背景から、事業部主体で対策を進めていくことになり、情報システム部はセキュリティ面のチェックを担当しました。

riclinkの存在を知ったのは、取引先からの紹介がきっかけです。UIが誰にでもわかりやすく、取っつきやすかったのが印象的でした。

最終的な決め手となったのは、頓挫していたポータルサイトの代替として機能する点ですね。

riclinkの「ルーム機能」を活用することで、その構想が低コストかつ短期間で実現できるとわかり、「これなら私たちが目指していたものを作れる」と感じられたことが大きかったです。

実は、導入当初は各部署から資料を集めてアップロードしたものの、なかなか利用されませんでした。ツールが汎用的だったため、現場には「どのように使えばいいのかわからない」という様子見の雰囲気があったように思います。

シーズ・リンクさんには手厚くサポートしてもらいましたが、こちら側の動きが鈍い時期が続きましたね。

流れが変わったのは、小野が旗振り役となってからです。まずは、彼が自身の部署で試行錯誤しながら、モデルケースとなるルームを作成しました。

「パスワード制限の活用法」や「お客様への紹介資料の置き場所」など、「こういう風にriclinkを使えばいいんだ」と形にして社内に見せたことで、利用が広がっていきましたね。

自分で使ってみた後は、各部署で資料をまとめているキーマンを一人ひとりたどり、使い方を直接説明していきました。「これなら楽だよね」と肌で感じてもらうことで、現場での利用を促進したかったんです。

このような小野の働きかけがあってから、一気にみんなが使い始めたという印象ですね。

まず、社内の文化が大きく変わりました。

riclink導入前は「資料がどこにあるかわからない」という状態でしたが、今では「riclinkを見れば、すべてある」という文化が醸成されています。

「社内インフラ」と言っては大袈裟ですが、会社のなかで定着しており、閲覧数も当初の月数十回から、定着後は月600回を超えるまでに増加しました。

営業担当者からは、「サムネイルが一覧で表示されて、直感的に探しやすい」「お客様先で、その場で必要な資料をすぐ開いて提案できるようになった」といった声が上がっていますね。

会社のパンフレット感覚で各商材を深く説明できるようになったことで、提案漏れが減り、結果的にアップセル・クロスセルの機会創出にもつながっています。

riclinkは、資料・動画・WebサイトなどをURLひとつで気軽に社内外へ共有できる点が便利です。インサイドセールスの担当者が、提案資料のURLをお客様の携帯電話にSMSで送信できるようになり、「アポイントの取得率が向上した」という効果も出ています。

各部署で資料をまとめる担当者としても、「いちいち最新版のファイルをメールなどに添付して共有する手間がなくなった」ことが便利なようです。URLをひとつ共有するだけで済むため、「楽だよね」という声をよく聞きますね。

現在は情報通信サービス事業部がメインで使っていますが、今後はグローバルWi-Fi事業や、グループ会社への展開も検討しています。

「取り扱い商材が多い」「営業の人数が多い」という企業にはおすすめですね。

また、当社のように全国に拠点があったり、部署が多くて情報共有に課題を感じていたりする企業には、非常に価値が高いのではないかと思います。