営業活動の効率化の進め方と具体的な施策を10個紹介！

「営業活動をより効率的に実施して、企業の利益アップを図りたい」

本記事では、このようにお考えの企業の方に向けて、営業活動の効率化の進め方と効率化のための具体的な施策をお伝えします。

なお弊社では、営業活動の効率化に役立つ「riclink（リクリンク）」というツールを提供しています。

riclinkは、営業コンテンツを「誰でも適切に活用できる仕組み」を実現するツールで、導入することで属人的なスキルや経験に頼らずに組織のパフォーマンスを向上させることが可能です。

riclinkにご興味のある方は、ぜひ下記の資料をチェックしてみてください。

営業の効率化とは？その重要性も解説

そもそも「営業の効率化」とは、商品やサービスを売るための活動を改善して、より少ないコストでより大きな成果を目指すことです。

マッキンゼー・アンド・カンパニーは、2021年2月に「日本の営業生産性はなぜ低いのか」というレポートを公表しました。

このレポートでは、日本の営業生産性が低い理由の1つとして、「営業マンが直接の顧客対応以外に時間をかけ過ぎていること」が挙げられています。

下の図のように、営業担当の時間の使い方の理想（ベストプラクティス）は、「顧客への営業活動」に勤務時間の50%以上を割くべきなのに、典型的な日本の営業担当は、提案書の作成などの「顧客関連の活動」や会議への出席などの「営業活動ではない社内業務」に大半の時間を取られています。

出典：日本の営業生産性はなぜ低いのか｜倉本由香利・植垣翔次朗・稲吉亮太（マッキンゼー・アンド・カンパニー）

営業の効率化を図るため、企業としてはこのような状況を是正しなければなりません。その具体的な改善策としては、次のようなものが挙げられます。

このような施策に取り組んで、営業の効率化を進めることで、下記のメリットを得られます。

営業活動の効率化の進め方6ステップ

営業活動の効率化は、下記の6ステップで進めると成功しやすいです。

それぞれの工程について、詳しく見ていきましょう。

ステップ1. 目的を明確にする

まずは、「なぜ、営業活動の効率化をしたいのか」という目的を明確にしましょう。

この目的は多くの場合、「企業の利益をアップさせること」になりますが、利益向上のために営業組織としては「商談の成功率を上げること」と「商談の数を増やすこと」の2つが求められます。

「商談の成功率を上げる」ためには、営業担当が「顧客とのコミュニケーション」に集中できる環境を作ることが大事です。

そこで、「報告書の作成」などの雑務には、あまり時間を取られないようにしたいところです。

そして、雑務の作業時間を短縮できれば、商談1件あたりの負荷が減り、営業担当が取り組める「商談数の増加」にもつながります。

なお、営業活動の効率化を図る目的として、「利益アップ」ではなく「営業担当の負荷を軽減すること」に焦点を当てるケースもあります。

「売上の額には問題ないが、営業担当の残業や休日出勤が発生している」という状況は、社員にとっては望ましいものではありません。

この場合、営業活動を効率化できれば、社員の労働時間も短縮されて「働きやすい職場」を実現できます。

以上のように、営業活動を効率化する目的を明確にしてから、それを達成するための策を考えることで「取り組むべきこと」が見えてきたり、「やるべきことの優先順位」を付けやすくなったりします。

ステップ2. 営業フローを確認する

続いて、改善する業務の特定をするために「現在の営業フロー」を確認します。一般的な営業活動の流れは、以下のようになっています。

ステップ3. 改善すべき業務を特定する

現在の営業フローを確認できたら、それを見ながら「時間のかかっている業務」や「工程が複雑な業務」を特定します。

ここでは、特定のために、実務をおこなう営業担当にアンケートを実施するのもおすすめです。

ステップ4. 改善の優先順位をつける

続いて、ステップ3で特定された「改善すべき業務」の優先順位をつけます。

その際は、下記のように「重要度」と「緊急度」の2軸で判断することをおすすめします。

最も優先順位が高いのは、改善することで「効率化の効果が高い」業務のうち、すぐに手を付けられる手軽なものです。

次いで、「重要度は高いが、改善に時間のかかる」業務に着手してみてください。

なお、改善しても効率化にはつながらなさそうな「効果の低い」業務は、改善の要否から慎重に判断すべきです。

手軽に改善できて、少しでも効率化につながりそうな業務は、社内の状況によっては着手するのも一手ですが、「改善に時間がかかるのに効果が低い」業務は、よっぽどの事情がない限り手をつける必要はありません。

ステップ5. 改善を実施する

優先順位が決まったら、スケジュールを立てて改善を実施していきます。

なお、具体的な改善の施策については、後述の「営業を効率化する方法10選」でお伝えします。

ステップ6. 効果を検証する

業務の改善が終わったら、必ず効果の検証をしてください。

実際の業務に要する時間を計測したり、営業担当に「仕事がしやすくなったか」とアンケートをとったりすると、正確に改善の効果をチェックできます。

営業を効率化する方法10選

営業の業務を効率化する具体的な策としては、次の10個が挙げられます。

ここでは、それぞれの詳細を見ていきます。

方法1. 業務を自動化する

日々の営業活動のなかには、ツールを導入することで自動化できるものもあります。

例えば営業担当は、顧客と商談をした後に報告書を作成しなければなりません。

この「報告書の作成」は、顧客との会話を録音しておけば「書き起こしツール」を使うことで、会話の内容が自動で文章になります。

そして、書き起こされた文章は、ChatGPTなどのAIツールに入力して、要点をまとめてもらうことも可能です。

以上のように上手にツールを使うことで、営業担当の「手作業」を減らして、業務の効率化を図れます。

方法2. 顧客管理ツールを導入する

顧客情報を管理するためのツールとして、「CRM（Customer Relationship Management）」というものがあります。

CRMには、顧客とのやり取りを入力することで、成約につながる見込み（＝確度）をスコアリングしてくれる機能もあります。

この機能を活用すると「商談の成功率」が見えてきて、アプローチをかける優先順位が付けやすいです。

こうして、確度の高い顧客から順に商談に入ることで成約率が向上して無駄な営業活動が少なくなり、結果として営業の効率化につながります。

方法3. Web通話を活用する

従来の営業は、相手のオフィスに訪問するのが一般的で、営業担当は「移動」に多くの時間を取られていました。

しかし、コロナ禍以降は「Web通話」を活用して、自社のオフィスや自宅で営業活動をする機会も増えました。

Web通話は、移動に時間を取られないため、積極的に活用することで営業の効率化を図れます。

なお現在では、Web通話で商談するために便利なツールが数多く提供されています。

例えば、画面に表示した資料をお互いが自由に操作できるツールがあり、これを使うと直接会って話しているのと同じような感覚で商談を進めることが可能です。

また、相手と通話しながら「話すべき内容」のカンペを表示してくれるツールなどもあります。

方法4. 営業コンテンツを制作する

営業活動に使うコンテンツを整備することも、業務の効率化につながります。

例えば、提案書のテンプレートを作成すれば、各営業担当がいちいちゼロから作らなくて済むようになり、作業時間を短縮できます。

また、下記のような「商品・サービスの紹介動画」などを制作することも有効です。

▲画像をクリックすると動画を視聴できます

商品・サービスの紹介など、営業担当が商談の場で毎回同じような説明をしていることは、動画にして相手に見てもらうようにすれば手間を省けます。

そして、商談の相手側としても、自分の都合が良いときに動画を見られるというメリットがあります。

方法5. 営業コンテンツの整理をする

営業活動をおこなうなかでは、下記のような資料を大量に作成することになります。

営業コンテンツが増えてくると、「何がどこにあるか」「最新版はどれなのか」がわからなくなり、「資料を探す」時間が発生してしまうことも多いです。

このため、作成した資料は、必要なときにすぐ取り出せるように「整理」しておくべきです。

​​​​​​​コンテンツを整理するためには、専用のツールを導入することをおすすめします。

弊社が提供しているriclinkもコンテンツ整理のツールで、作成したコンテンツを「利用するシチュエーション」ごとに分類して管理することが可能です。

▲riclinkの「ルーム機能」はコンテンツ整理に最適

また、「ログアラート」という機能で、定期的に「新しく追加されたコンテンツ」の情報を自動メールで通知できるので、「どの資料が最新版か」がわかりやすくなります。

riclinkは、わかりやすいインターフェースで誰でも簡単に使えますので、ご興味をお持ちいただけた方は、下記の資料も併せてご覧ください。

方法6. 業務の一部を外注する

予算を確保できるのであれば、営業活動の一部を外注するのもおすすめです。

営業業務のなかでよく外注されるのは、「営業コンテンツの制作」です。

商談では、相手と同じ業界の「導入事例」を見せながら、自社の商品・サービスをアピールする機会が多くあります。

しかし、この導入事例を作るためには、下記のように多くの工数がかかります。

そこで、自社で対応するのが難しい場合には、外注をすることで社内のリソースを割かずに作成できます。

なお、弊社もコンテンツの制作代行を承っておりますので、このサービスにご興味のある方は、下記からお気軽にお問い合わせください。

＞＞＞「コンテンツの制作代行 」について詳しく聞いてみる＜＜＜

方法7. FAQを作成する

FAQとは、よくある質問とその回答のことです。

商談している相手からの質問に対応することも、営業担当の大事な仕事の1つですが、質問が多いと担当の負担は大きくなります。

そこで、よく聞かれる質問は「FAQ」として資料にまとめたり、サイトで公開したりすると、大半の疑問がFAQを読んでもらうことで解決するようになり、営業担当の負担が減ります。

▲riclinkの「ルーム機能」でFAQを作成したINFORICH様の事例

※株式会社INFORICH様のriclink導入事例記事は、下記からご覧いただけます

方法8.営業ノウハウを共有する

社内で営業活動のノウハウを共有しておくと、「商談の開始〜クロージング」までのスピードが速くなります。

例えば、相手の業界ごとに下記のような項目をマニュアルにまとめておけば、商談をスムーズに進められます。

このように、営業活動のノウハウを共有する仕組みを作ることを「営業ナレッジマネジメント」といいます。

営業ナレッジマネジメントについては、下記の記事で詳しくお伝えしていますので、よろしければ併せてご覧ください。

方法9.営業担当のモチベーションを高める

営業担当の心理状態によって、作業のスピードは変わります。

イヤイヤ仕事をしていると、どうしても作業は遅くなる一方、モチベーションの高い状態で取り組むと、仕事は早く片付くものです。

営業担当のモチベーションを高めるために有効なのは、「インセンティブ（成果報酬）」を支払うことです。

商談を成功させるほど給料が高くなるのであれば、社員のやる気は上がります。

インセンティブの支払いが難しければ、マネジメント層が「モチベーター」になるのも一手です。

上司からの適切な声かけは、部下のやる気を引き出します。

方法10. オフィスの環境を整える

仕事がしやすくなるようにオフィスの環境を整えれば、営業担当の疲労度が軽減して作業効率が上がります。

具体的には、「上質な椅子に変える」「広いデスクを使う」「照明を明るくする」などの工夫が有効です。

また、「マルチディスプレイ」を導入するのもおすすめで、パソコンのディスプレイが2つになることで、格段に作業がしやすくなります。

riclinkで営業を効率化しよう！

本記事では、営業活動の効率化を図る方法を紹介しました。

その1つとして挙げた「営業コンテンツの整理」をするために、弊社がおすすめしたいのは「riclink」を導入することです。

このriclinkには「ルーム」機能があり、下記のようにコンテンツを一箇所にまとめておけます。

「使うシチュエーション」ごとにルームを作成すれば、必要な資料がすぐに見つかります。また、ルームはURLを発行して、顧客や外部の営業パートナーと共有することも可能です。

さらに、riclinkには「ログ計測」機能もあり、コンテンツごとのアクセス数を把握できます。

計測によって、アクセス数が少ないことがわかったコンテンツは、ブラッシュアップすることで「使われる」資料に生まれ変わります。

このriclinkについて、さらに詳しく知りたい方は下記から資料をダウンロードのうえご覧ください。