SharePointでのコンテンツ共有・管理でよくある悩みと改善策

営業活動をしていると、下記のようなコンテンツを大量に作成することになります。

これらのコンテンツは、Microsoft Officeの「SharePoint」で管理されることも少なくありません。

しかし、このSharePointの操作は人によっては難度が高く感じられ、運用が属人化してしまう傾向があります。

さらに、コンテンツの数が増えれば増えるほど、フォルダのなかが乱雑になり「どの資料がどこにあるのかわからない」という状況になりやすいです。

そこで本記事では、SharePointでのコンテンツ共有・管理でよくある悩みを紹介したうえで、その解決策をお伝えします。

なお、はじめに結論を申し上げると、営業コンテンツの管理には「専用のツール」を活用するのがおすすめです。

弊社の提供するriclink（リクリンク）もコンテンツ管理のためのツールで、シンプルな機能で手軽に運用できることが特徴です。

riclinkにご興味のある方は、下記から資料をダウンロードしてチェックしてみてください。

【フェーズ別】SharePointでのコンテンツ共有・管理でよくある悩みと改善策 

弊社がお客様と話をしていると、「営業コンテンツの共有・管理がうまくいっていない」というお声をよく聞きます。

特に、SharePointでのコンテンツ共有・管理についての悩みを分析してみると、下記3つのフェーズに分かれることが判明しました。

「コンテンツ管理の失敗」というと、このうちフェーズ2の「コンテンツの保存場所がわからない」ことだけに注目がいきがちです。

たしかに、「SharePointのフォルダ内が整理されていなくて、資料を見つけられない」という状況は、営業組織にとってのあるあるです。

しかし、コンテンツを営業活動に100%活用するためには、上記3つのフェーズの悩みをすべて解決することが求められます。

例えば、フェーズ1の「そもそもコンテンツの存在を知らない」という状況だと、営業担当はSharePointのフォルダ内から資料を探しもしません。

また、フェーズ3の「コンテンツの活用方法がわからない」状態だと、コンテンツが手元にあっても、商談には使われないことになります。

そこで本章では、各フェーズの詳しい内容とその改善策をお伝えします。

フェーズ1. そもそもコンテンツの存在を知らない

コンテンツ管理に関する悩みの第1段階は、社員がそもそも「コンテンツの存在を知らない」ことです。

いくら質の高いコンテンツを作ったとしても、その存在を誰も知らなければ、営業活動に活用されることはありません。

営業担当が「コンテンツの存在を知らない」原因でもっとも多いのは、制作者が社内に告知していないことです。

「SharePointに入れておけば、誰か見つけて使うだろう」という気持ちで何も言わずにファイルを放り込んだだけでは、誰もその存在に気付きません。

その解決策としては、「新しいコンテンツが完成したら、社内に告知する仕組み」を作ることがおすすめです。

例えば、メールで「新しいコンテンツの名前」と「保存場所」をすべての営業担当に伝えるようにすると、コンテンツの存在を知ってもらえます。

このような仕組みがあれば、実際の営業活動で「そういえば、この商談にはあのコンテンツが使えるかも！」と想起されやすくなります。

フェーズ2. コンテンツの保存場所がわからない

続いてのフェーズは、「コンテンツの存在は知っているけれど、保存場所がわからない」ということです。

この失敗は、SharePointの中身が整理されていないのが原因となります。

分類用のフォルダを作成せずに、コンテンツを適当に入れているだけなのは言語道断ですが、「フォルダを使って整理しているように見えるが、使い勝手が非常に悪い」という状況に陥っている企業も意外と多いです。

フォルダの整理に失敗する主な要因としては、下記が挙げられます。

以上を踏まえて、コンテンツの整理をするため、まずは「作り手目線」ではなく「使い手目線」でフォルダの構成を決めてください。

営業コンテンツの場合は、次のような「使用シチュエーション」ごとにフォルダを分けると整理しやすくなります。

また、コンテンツ管理では「どれが最新版か」をわかりやすくしておくことも重要です。

そのために、フェーズ1でお伝えしたのと同じように、最新版のコンテンツができたら社内に通知する仕組みを作ってください。

これらを実施したうえで、フォルダに入れるのは最新版だけにすると「どれが最新版なのだろう？」と迷うことがなくなります。

フェーズ3. コンテンツの活用方法がわからない

コンテンツ管理に関する悩みの最終フェーズは、「コンテンツの在処はわかっているが、その活用方法がわからない」ことです。

この失敗の原因は、コンテンツの「管理方法」よりも「作成方法」に問題があると考えられます。

営業コンテンツを作る際、最初にすべきことは「目的を明確にすること」です。

• なぜ、このコンテンツが必要なのか
• どのようなシチュエーションで活用できるのか

ということを十分に検討したうえで資料を作ることが求められます。

反対にいうと、「なんとなく、あったら便利そうだから」という理由で作られたコンテンツは、活用方法がわかりにくくてあまり使われません。

このようなファイルが多いと、フォルダのなかが雑然としてきて、重要なコンテンツが埋もれる原因にもなります。

以上のことから、営業コンテンツは活用方法を念頭に置きながら制作し、質の低いものは作らないようにすべきです。

なお、制作したもののあまり使われていないコンテンツでも、ブラッシュアップすることで利用率が高まることがあります。

このため、コンテンツの「利用状況」は、定期的にチェックすると良いです。

riclinkの機能でコンテンツ管理の悩みを解決！

ここまで紹介したコンテンツ管理でよくある「悩み」とその「原因」および「解決策」に加えて、「riclinkの強み」をまとめると、下の表のとおりです。

ここで挙げた「失敗する要因の解決策」は、コンテンツマネジメントクラウド『riclink』を導入することで手軽に取り組めます。

riclinkの機能のうち、コンテンツ管理で特に役立つのは下記の3つです。

それぞれの機能について、詳しく見ていきましょう。

機能1. ルーム

riclinkのルーム機能を使うと、下記のように営業コンテンツを「使用シチュエーション」ごとに分けて管理できます。

格納されているコンテンツは、表紙がサムネイル画像として表示されるため、目当ての資料を探しやすいです。

これによって、「コンテンツの保存場所がわからない」という事態に陥りにくくなります。

また、ルームの作成は下記の3ステップですぐに作れ、コーディングなどの専門知識がなくても、直感的な操作で運用できます。

なお、ルームには「URL」を付与することも可能です。

ルームを共有したい相手にURLを教えれば、社外の方でもコンテンツを閲覧できるようになります。

このことから、営業パートナーの企業と情報共有する際にも、ルーム機能は便利です。

機能2. ログアラート

「新しくコンテンツを作成したとき」や「既存のコンテンツを更新したとき」には、社内に告知しなければ、気付いてもらえません。

その「告知」をするために便利なのが、riclinkのログアラート機能です。

ログアラートは、登録・更新されたコンテンツの情報を定期的に社員へ自動メールで通知してくれる機能です。

例えば、「毎週月曜日に、直近1週間で新しく作られたコンテンツや更新された資料の情報を通知する」などの使い方ができます。

このログアラート機能を使うと、コンテンツ制作者がいちいちメールでほかの社員に伝える手間がなくなります。

機能3. 閲覧ログ

riclinkの「閲覧ログ」機能を使うと、コンテンツへのアクセス数を調べられるので「あまり使われていないコンテンツ」が浮き彫りになります。

「利用頻度の低いコンテンツをブラッシュアップすることで、営業活動で使われるコンテンツへと変化させる」といった活用が可能です。

このため、定期的に閲覧ログをチェックして、使われていないコンテンツには手を加えてみてください。

質の高いコンテンツを制作したいなら「サブスクプラン」

「フェーズ3. コンテンツの活用方法がわからない」場合の改善策として、作成段階で活用する場面を想定することを挙げました。

しかし、社内にコンテンツ制作のノウハウがないと、なかなか実際の営業活動に効果的なコンテンツは生まれづらいです。

また、そもそも社内にリソースが不足していると、新しいコンテンツを作れません。

そこで、「コンテンツ制作のノウハウがない」「リソースが不足している」とお悩みの企業におすすめしたいのが、弊社の提供する「サブスクプラン」です。

このサブスクプランをご利用いただければ、毎月定額の料金で、弊社がコンテンツの制作を代行いたします。

なお、弊社がこれまで制作してきたコンテンツは、下記からご覧いただけます。

サブスクプランにご興味をお持ちいただけた方は、下記からお気軽にご連絡ください。

＞＞＞「サブスクプラン」について詳しく聞いてみる＜＜＜

riclinkでコンテンツ管理を成功させよう！

本記事では、SharePointでコンテンツを管理する際によくある悩みとその解決策を紹介しました。

営業コンテンツを適切に管理するためには、riclinkを導入して、下記の機能を活用することをおすすめします。

また、弊社のカスタマーサポートは、某IT口コミサイトで「★5」の評価を獲得したこともあり、手厚い運用支援に好評をいただいております。

riclinkを導入していただいた際には、経験豊富なスタッフが貴社の営業をサポートし、ビジネスを成功に導きます。

このriclinkにご興味をお持ちいただけた方は、ぜひ下記の資料をダウンロードして、機能の詳細をご覧ください。