営業組織が年末にするべき大掃除はこれ！年始に向けたコンテンツ整理のすすめ

今年も残すところあと1ヵ月ほど。差し迫る年末にやっておきたいことの1つに「大掃除」があります。

オフィスやデスクの清掃に加えて、実施すべきなのが「コンテンツ整理」です。

コンテンツが整理されていないとさまざまなデメリットや機会損失があるため、このタイミングで整理しておくことをおすすめします。

しかし実際に整理を始めてみると、多くの企業が「3つの壁」にぶつかり、なかなかスムーズには進められません。

そこで本記事では、コンテンツ整理をしないデメリットや、整理する際に立ちはだかる壁を紹介したうえで、それらを突破する方策をお伝えします。

来期に向けてコンテンツを整理しませんか？

本記事における「コンテンツ整理」とは、社内の資料を「どのシーンで」「誰が」「どのような情報を伝えるために」使うのか分類したうえで、格納場所を明確にすることです。

コンテンツが整理されていないと、

• 必要なタイミングで適切な資料が見つからず、機会損失が発生する
• すでにある資料と同じようなコンテンツを作ってしまう
• 他の資料から転用できるスライドがあるのに、ゼロから作ってしまう

といったリスクがあります。

このような事態を避けるために、作成した資料は用途と格納場所を明確にしておくべきです。

また、コンテンツを整理している過程で「今どのようなコンテンツが不足しているのか」や「今後どのコンテンツに注力して制作すべきか」が見えてくることもあります。

次年度の施策を定めるタイミングである今こそ、コンテンツを整理してみませんか？

コンテンツを整理する際の3つの壁

「コンテンツを整理する」といっても簡単ではなく、実際に進めてみると以下の3つの壁にぶつかります。

1. 収集の壁

まず、1つ目の壁は「収集の壁」です。

社内の各部署で、毎日のように新しいコンテンツが作成されています。コンテンツ整理をするうえでは、そうして作られた大量の資料を一箇所に集めるだけでも大変です。

この「収集の壁」をクリアできないと、下記のような問題が発生しかねません。

2. 整理の壁

第2の壁は「整理の壁」です。

コンテンツは単に一箇所に集めただけでは、有効に活用できません。

コンテンツを最大限に活用するためには、「どのシーンで」「誰が」「どのような情報を伝えるために」使うのかを分類する必要があります。

これらを言語化しないと活用シーンが人によって異なってしまい、その結果、以下のような事態が起こりかねません。

しかし、分類するためにはコンテンツの作成背景と内容を1つずつ把握する必要があり、コンテンツの数に比例して労力がかかります。これが「整理の壁」です。

3. 共有の壁

最後の壁は「共有の壁」です。

ここまで見てきた「収集」「整理」の壁を乗り越えても、社内で資料を共有する仕組みがなければ、実際の業務に活用できません。

部署を跨いでコンテンツを活用できるよう、共有フォルダを用意したり、フォルダ構造を考えたりする必要があります。

この「共有する仕組みを整理する」工程が、3つ目の「整理の壁」です。

コンテンツの共有が上手く機能していないと、以下のような問題が発生します。

コンテンツ整理の壁を突破する方法3ステップ

ここまで紹介したコンテンツ整理の壁を突破するためには、以下の3ステップを踏むことをおすすめします。

ステップ1. 各部署が使っている社内のコンテンツを一箇所に集める

ステップ1は「各部署が使っている社内のコンテンツを一箇所に集める」ことです。

まずは「コンテンツ整理」の担当者を決めて、社内で使われている資料を集めてもらってください。

収集の対象となる資料は、以下のとおりです。

そのため、上記のように集める資料を明確化して、リストアップしましょう。

ステップ2. 利用シーン別にカテゴライズする

コンテンツの収集が完了したら、続いては「利用シーン別にカテゴライズ」します。

まずはExcelなどを使って、コンテンツごとに「タイトル」「資料の保有部署」「利用シーン」を書き出してください。

それができたら、「提案資料」「活用事例」「セミナーコンテンツ」「マニュアル」といったカテゴリーごとに分けていきましょう。

分類していく過程で「資料の重複」や「不足している資料」も明らかになります。

ステップ3. ファイル更新のたびに社内周知ができる仕組みを作る

最後のステップは「ファイル更新のたびに社内周知ができる仕組みを作る」ことになります。

コンテンツを社内で共有した際に大切なことは、定期的にメンテナンスをして「常に利用シーンごとの各ファイルを最新の状態に保ち続けること」です。

そこで、コンテンツを集めた共有フォルダには、「最新のファイルを格納しておく場所」を作っておき、古いものと混ざらないように工夫してください。

また、ファイルが更新された際には、Slackやメールで社内に通知されるようにしておくと、より最新のファイルがわかりやすくなります。

通知の際はファイルのまま送るのではなく、URL化して共有すると、コミュニケーションツールのストレージを圧迫する心配もありません。

コンテンツMAPで資料を整理しよう！

本記事では、以下の3ステップでコンテンツを整理していく方法を紹介しました。

上記の中でも大変なのは、ステップ2の「資料を利用シーンごとにカテゴライズする」場面です。

この分類をしやすくするために、シーズ・リンクでは「コンテンツMAP」を活用しています。

コンテンツMAPとは、下図のようにマインドマップを使ってコンテンツを整理していく手法です。

このコンテンツMAPの作り方を資料にまとめているため、詳しく知りたい方は、下記をご覧ください。