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ノウハウ

「あの資料を再送してほしい」「あの資料どこ?」にすぐに対応できる。バラバラの資料を動画で一元化&クラウド管理しませんか?

#Salesテック #資料共有・情報共有

2020.12.28

日々増える営業資料や社内資料。
「あの資料を再送してほしい」といわれたときに、すぐに探し出せますか?
きちんとフォルダ管理しているつもりでも、バックアップまできちんととれていますか?

バラバラの資料を動画で一元化し、クラウド管理できる、riclinkの動画保存・共有機能を活用してみてはいかがでしょうか。

資料を動画に一本化する

例えば、ビジネスシーンにおいてこんなメールが来ることはありませんか?



製品情報の資料を送付致します。
AのPDFには製品一覧と各製品のスペックが記載されています。
各製品の料金プランについてはBのPDFをご参照ください。



きっとこの2つのPDFはどちらもzip圧縮され、パスワードロックがかかっていることでしょう。

社内ルールにあわせてファイルをリネームして、関連する資料は同じフォルダにまとめて、PDF自体にかかっているパスワードも忘れないように管理して…。と、受け取る側からすると、煩雑な管理作業が待ち受けていますよね。

riclinkを利用すると、PDFやPPT、WordやExcelまであらゆるドキュメントを1本の動画にまとめることができます。

作成した動画にはURLが割り当てられるため、該当のURLをコピーしてメールやチャットにペーストするだけ。

YouTubeなどの動画サービスと異なり、セキュリティが保たれたクローズドなクラウド環境にアップされるため、zipパスワード管理の手間からも解放。 さらにはブラウザのブックマークで管理するだけでいつでも閲覧できるため、パソコンのストレージを圧迫することもありません。

閲覧性を重視する

資料をアーカイブする上で重要なのは、誰もが必要なタイミングで適切な資料を見つけて自由に閲覧できる状態を保つことです。

  • 大量の資料に埋もれてしまい必要なものが見つからない
  • すぐに同僚と共有することができない
動画に限らず他のドキュメントにも言えることですが、こうなってしまうと不便で仕方ありません。

riclinkのクラウドにアップされた資料はそれが大容量の動画であれ、PDFやPPTであれ、すべての資料にURLが割り振られます。

アップロードした資料のURLをブックマークさえしておけば必要な時にすぐにアクセスして閲覧することができます。

dateshare メールやチャットに資料を添付する必要はなく、該当資料URLを伝えるだけで簡単に共有できる。
ということは、圧縮ファイルを解凍することができないスマートフォンからの資料の確認にも役立ちます。

▼ スマートフォンでの資料確認についてはこちらで詳しく解説しています

スマートフォンで資料を確認するのが面倒な方へ!riclinkならストレスなく閲覧できます

移動や会議の多いクライアントや上司に、スキマ時間で確認してもらうためには、閲覧性の高さは大きなメリットとなります。

あれも見てほしい、これも見てほしい、となると後回しにされてしまうかもしれないその資料が、動画説明付きで共有されるためビジネスシーンにおいてとても有利で便利です。

リモートワークの一般化とクラウドの重要性

コロナウイルスによるリモートワーク推進の流れはもはや定着しました。いまだ終息の時期が見えないコロナ禍ですが、もし過ぎ去ったとしてもこの働き方は一般化するでしょう。

新たな働き方において、事務所にいないメンバーにリアルタイムで資料を共有する方法として、クラウドの活用は必須だと言えます。共有する資料の数が少ないうちはメールリングリストで圧縮ファイルを送って個別に管理を任せられますが、それにも限界があります。

なぜなら資料を一元管理せず分散すると管理コストが増大するからです。資料を参照したい時に見つからない、この前の資料を再送付して欲しいといった問い合わせが増え、生産性に寄与しない作業が増えてしまいます。

セキュリティが保たれたクローズドなクラウドに動画資料をアップし、ブックマークでアーカイブすれば該当URLだけで管理できます。
より素早く、スムーズにデータ共有出来るriclinkを是非ご検討ください。

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