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ノウハウ

営業担当者必見!議事録×タスクを効率的に管理する方法~Notion活用で有名なはすみんに聞いてみた!~

#セールス

2022.10.13

近年、ビジネスの場で流行している「Notion」。

Notionはドキュメントの作成・管理ができるクラウドツールで、メモや議事録の作成、タスク管理などが可能です。

社内外の情報共有が円滑になるため、導入することで業務の効率化が期待できます。

今回は、Notionを活かして営業活動をしている株式会社Rocketsのはすみんさん(@hasumi_suzuki)に、使っていて感じたメリットや具体的な活用方法などを伺いました。

株式会社Rockets はすみん

営業支援会社や人材会社を経て、2020年9月に株式会社Rocketsに入社。現在は、SaaSサービスであるSalesTech「LEADPAD」のマーケティングや営業、カスタマーサクセスなどを担当している。

株式会社シーズ・リンク ビジネスバーチャルキャラクター®️ 石那田ちか

2020年7月より、riclinkにビジネスバーチャルキャラクター®️として参画。 企業や企業のサービスPRや、社内広報を中心に活躍。 イベントやウェビナーに登壇し、司会やモデレーターも務める。

きっかけは勤務先で全社的に使い始めたこと

石那田ちか

実は私、これからNotionを使い始めようと思っているのですが、どう仕事に活かせばいいのかわからないんです。そこで今日は、 Notionの活用方法を紹介したnoteが有名な“はすみん”さんにお話を伺いにきました。はすみんさん、よろしくお願いします!

はすみん

こちらこそ、よろしくお願いします。

石那田ちか

早速なのですが、はすみんさんがNotionを使い始めたきっかけは何だったのでしょう?

はすみん

勤めている株式会社Rocketsで、上層部の判断により全社的に使うことになったのがきっかけですね。前に使っていた議事録ツールが使いづらくて、社内で新たなツールを探していたなかでNotionを試すことになりました。

石那田ちか

そうだったのですね!現在はNotionをどのような場面で使ってますか?

はすみん

Notionで管理できる業務は、基本的にすべて集約しています。具体的には、以下の業務で使ってますね。

  • 議事録の作成
  • プロジェクトやタスクの管理
  • エンジニアロードマップ など

※Notion内では、上のようにフォルダを分けて管理している

はすみん

これまでは複数のツールを併用していたのですが、今ではほとんどの作業をNotionに集約できています。使うツールの数が減ったので、業務がとてもシンプルになりました。

はすみんが考えるNotionの3つのメリット

石那田ちか

業務をNotionに集約しているとのことですが、使っていて感じるメリットはどのような点ですか?

はすみん

私が考えるNotionのメリットは、以下の3つです。

  • 直感的に操作できる
  • サービス連携が豊富
  • 縦スクロールで表示される

石那田ちか

1つ目の「直感的に操作できる」について、詳しく教えてください!

はすみん

実は私、そんなにITツールをバリバリ使いこなすほうではないんです。そんな私でも、Notionは触っているうちに「テキストの装飾」や「見出しの設定」「画像の挿入」などが簡単にできました。今では「リスト表示」や「チェックボックス」なども使いこなしています。

これはNotionが直感的に扱えるように設計されているからだと思います。Notionを使えば、誰でも簡単に見やすいファイルを作成できますよ。

石那田ちか

誰にとっても使いやすいのは魅力的ですね!2つ目のメリットとして「サービス連携が豊富」を挙げてらっしゃいましたが、具体的にはどのようなサービスと連携できるのですか?

はすみん

ビジネスで一般的によく使われるサービスとは、だいたい連携できると考えてもらって大丈夫です。例えばSlackと連携させて、Notionが更新されたら通知がくるように設定できますし、Googleスプレッドシートと連携させて、Notion内にシートを埋め込むことも可能です。ほかにも、マインドマップやデザインツールとも連携できますね。

石那田ちか

それはすごいですね!工夫次第でどこまでも便利に使えそうです。3つ目のメリットの「縦スクロールで表示される」についても、詳しく教えていただけますか?

はすみん

Notionは、シームレスに縦スクロールで表示されます。普段スマートフォンを使っている私たちにとって、縦スクロールは馴染みがあって見やすく感じる点もNotionの利点だと感じました。

石那田ちか

なるほど!逆にNotionのデメリットはありますか?

はすみん

デメリットというか、個人的にはNotionでの「契約管理」は少し難しいと感じましたね。

石那田ちか

それはどうしてでしょう?

はすみん

契約管理では記載すべき項目が多いので、Notionでやろうとするとどうしても煩雑になってしまうんです。私としては、Googleスプレッドシートのほうが簡単に数字の集計ができて、契約管理がしやすいと感じましたね。

【はすみん流】Notionを活用した商談の進め方

石那田ちか

はすみんさんが書かれたnoteでは、Notionを商談にも使っているとのことでした。具体的にはどのような流れで商談を進めているのでしょう?

はすみん

以下の流れで進めています。

  1. 事前に資料を準備する
  2. Notionを画面共有しながら商談する
  3. 商談後に議事録を作成する

石那田ちか

事前資料はNotionで作成しているのですか?

はすみん

はい。Notionを使って「商談で相手に伝えたいこと」や「確認したいこと」「聞きたいこと」などを漏れがないようにまとめていますね。ファイルを作成する際は相手が見やすいように、強調したい部分の文字の大きさや色を変えて可視化しています。

石那田ちか

その事前資料を持って、商談に臨むのですね。

はすみん

ええ。最近はオンラインでの商談がメインなので、 Notionを画面共有しながらお話しています。最初の挨拶を終えたら「事前に作成した資料を共有しながらお話ししてもいいですか?」と尋ねて、あとは画面共有している資料の項目に沿って商談を進めていきます。

石那田ちか

その方法だと「今、何の話をしているのか」や「どこまで話が進んだのか」がわかりやすくなりそうですね!

はすみん

そうなんです。あとは、相手が話した内容をリアルタイムでNotionに書き込んでいくことで、なんとその場で議事録ができあがっていきます。商談が終わったら細かい部分を修正するだけで、すぐに議事録が完成しますよ。

石那田ちか

それはいいですね!商談が終わった後に録音を聞きなおしながら議事録を作るのって、結構時間がかかりますもんね。

テンプレートを作ってさらに効率化

はすみん

業務効率化の面でいうと、Notionに議事録のテンプレートを作っておくと、毎回ゼロから作らなくて済みますよ。私はいくつかのテンプレートを作っておいて、商談相手によって使い分けています。

※はすみんさんが保存している議事録のテンプレート

石那田ちか

テンプレートは、どのようなものを作ればいいのでしょう?

はすみん

私の場合、冒頭に「打ち合わせの流れ」を簡単に記載し、具体的にお話したい内容を見出しに分けて整理してますね。ただ、これは人によると思うので、実際に商談を重ねていくなかでブラッシュアップしていけばいいと思います。改善を重ねるうちに、自然と自分に合ったテンプレートが完成するはずです。

石那田ちか

そうなんですね!私も実際に作ってみようと思います。

はすみん

ええ。ぜひ、いろいろと試してみてください!

石那田ちか

はすみんさん、今日は貴重なお話をありがとうございました!これから私も、業務にどんどんNotionを活用していきます!

【10/19(水)】はすみんが所属するRocketsとの共催ウェビナー開催予定!

今回、お話を伺ったはすみんさんが所属する株式会社Rocketsと弊社の共催で、下記のとおりウェビナーを開催することになりました。

このウェビナーでは「受注に繋がるセールスコンテンツ」について、BtoB営業のプロであるRockets社のCSOである鈴木純太先生(通称ジェイ先生)に解説していただきます。

ご興味のある方は、ぜひご参加ください。

受注に繋げるセールスコンテンツの作り方・使い方

 

開催:
【LIVE】2022年10月19日 (水) 12:00〜13:00
【録画放送】2022年10月20日 (木) 16:00〜17:00

 

会場:
オンライン配信(Zoom)

 

締切:
開催当日の12:00まで

 

講師:
・株式会社Rockets
 CSO(最高戦略責任者)
 鈴木純太(ジェイ) 氏

 

・ビジネスバーチャルキャラクター®︎
 石那田睦

 

「【LIVE】10月19日 (水) 12:00〜13:00」回のお申し込みはこちら

 

「【録画放送】10月20日 (木) 16:00〜17:00」回のお申し込みはこちら

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