資料管理はこれで解決！riclink式”コンテンツ整理術”を紹介

「資料の場所や内容がバラバラ」
「人によって使う資料のバージョンが違う」
「社内のコンテンツを生かしきれていない」

このような方にはマインドマップの活用がおすすめです。

コンテンツの管理・共有には、Excel・Google スプレッドシート・Wikiを使うのが一般的ではないでしょうか。

しかしマインドマップを使えば、コンテンツの全体像や、いつどんなコンテンツを使うべきかをより簡単かつ正確に共有できます。

そこでこの記事では、

マインドマップとは

出典：MindMeister

マインドマップは、本来は思考や情報を整理・共有するのに役立つツールです。中央にメインとなるテーマを書き出し、テーマから連想するアイデアや情報を線で結んで作成します。

各アイデアや情報の相関関係や上下関係が把握しやすいのが最大のメリットです。全体像を把握しやすく、新たなアイデアが生まれやすいことから、ビジネスシーンでは理念や戦略の共有に役立ちます。

ただこのマインドマップは、情報や思考だけでなく、コンテンツの管理や整理にも活用することができます。

マインドマップで社内のコンテンツを整理してみた

今回、マインドマップで自社コンテンツの整理いたしました。一部を抜粋して、以下に紹介いたします。

このマインドマップは、各項目が動画や資料へリンクが設定されており、主に顧客へコンテンツを提供する際に参照しています。

一般的にコンテンツを整理する場合、ExcelやGoogle スプレッドシート・Wikiを活用する方が多いのではないでしょうか。

しかしいざまとめてみると、コンテンツの全体像を把握しにくく、必要なコンテンツを探すのに時間がかかってしまうこともあるはずです。

その点、マインドマップでコンテンツを整理すれば、どのシーンでどのコンテンツを使用すれば良いかが一目でわかります。

コンテンツを探す手間が省けるので、コア業務に時間を使えるようになります。

マインドマップでコンテンツを整理する3つのメリット

マインドマップでコンテンツを整理する具体的なメリットは、以下の3つです。

それぞれ詳しくみていきましょう。

1. 階層構造が視覚的にわかりやすい

マインドマップは、ExcelやGoogle スプレッドシート・Wikiと比べて階層構造が視覚的にわかりやすいツールです。

誰がみても内容を理解しやすいため、社内の認識のズレやミスの防止につながるでしょう。

コンテンツの共有においては「いつどんなお客さんにどのコンテンツを送付するべきか」がわかりやすくなります。

例えば「初回商談後にはこの資料」「検討時にはこの事例」のように、送付するコンテンツをあらかじめまとめておくことができます。コンテンツ選定に迷ったり、間違ったコンテンツを選んだりするリスクを減らせるのがメリットです。

また、共有時に最低限の説明で済むのもマインドマップならではのメリットです。管理・運用面での労力削減が期待できます。

2. 追加・削除が簡単におこなえる

項目の追加・削除が簡単に行えるのもマインドマップのメリットです。

「Enterキー」や「Shiftキー」を押すだけで項目を追加・削除できるため、誰でも気軽かつ簡単に使いこなせるようになります。

ExcelやGoogle スプレッドシート・Wikiだと行の追加やページ更新に手間がかかります。セルを結合しているとエラーが起きやすく、なおさら面倒になるでしょう。

面倒な業務をせずとも「必要な情報を素早くまとめ社内に共有できる」という点でもマインドマップの活用がおすすめです。

3. サムネイル画像を貼って探しやすくすることができる

マインドマップ内には画像を挿入できます。サムネイル画像として活用することで、コンテンツを探しやすくなるのもメリットです。

ExcelやGoogle スプレッドシート・Wikiも画像を挿入できます。しかし、見にくくなったり編集が大変になったりするため、かえって管理・運用に手間がかかります。

マインドマップであれば、簡単に画像を貼れてひと目でコンテンツを見分けることが可能です。ただし、マインドマップツールによっては画像の挿入制限がある場合もあるため、使用前に確認しておきましょう。

riclink×マインドマップの活用も効果的

ですが、動画にすることで視覚的により理解されやすくなります。

また「文字で読むのは面倒だ」と感じる方には、動画のほうが見ていただけるハードルが低くなるという効果もあります。

さらに、目新しさを感じるビジネスバーチャルキャラクター®︎を活用することで、より興味を持っていただけました。

この記事では、マインドマップがコンテンツ整理に役立つことをお伝えしました。しかしコンテンツが整理できても、実際にセールスシーンで役に立たなければ意味がありません。

そこでおすすめなのが、「riclink」とマインドマップの併用です。riclinkとマインドマップを併用できれば、営業の効率化・セールストークのレベルの底上げ・営業資料の統一化が図れます。

具体的にはまず、riclinkで「デジタル提案書」を作成します。デジタル提案書とは、セールストーク動画に事例やサービス資料を埋め込んだ動画コンテンツのことです。

デジタル提案書を作成したら、どのフェーズ・利用シーンで活用すべきかをマインドマップでまとめましょう。セールスシーンに応じてマインドマップを参照し、必要なデジタル提案書を送付できれば、タイムリーな情報提供が可能になります。

実際にアライアンスパートナー向けにデジタル提案書を作り、営業生産性の向上を実現した企業もあります。興味があれば以下の事例記事もご参照ください。

東芝テック株式会社事例：riclinkで営業生産性の向上を実現！セールスパートナー経由の商談が増えた理由