「あの情報、誰が持ってる？」からの脱却。製造業の現場でよく見られる3つの問題とriclinkによる解決策を解説

「最新の資料や図面がどこにあるか分からず、いつも誰かに聞いて回っている」
このような非効率な状況に悩まされた経験はありませんか？

高い技術力があるにもかかわらず業務がスムーズに進まないのは、技術資料やノウハウの管理が「属人化・アナログ化」したまま放置されているからかもしれません。本記事では、製造業の現場によくある「資料・情報共有における3つの問題」を取り上げ、riclinkを活用してどのように解決できるかを詳しく解説します。

なお、riclinkのサービス資料は下記のボタンからダウンロード可能です。ご興味のある方はぜひご活用ください。

製造業で深刻化する「人手不足」と「技術の属人化」

製造業において深刻化している「人手不足」と「技術の属人化」は、事業継続を揺るがす大きな問題です。
製造ノウハウや製品の技術的な説明、品質基準などの知識は、特定の「人（熟練者）」に依存する割合が高いです。そのため、詳しく説明できるベテラン層や担当者が不在の状態が長く続くと、たちまち現場の業務が停滞。これまで通りの品質を維持することが困難になります。

また、有用な作業手順の動画や技術資料が存在していても、実際の現場では下記のようなケースが多発しています。

せっかくの有用な資料が一部の人に依存し、使われないまま放置されているのです。だからこそ、特定の人に依存する体制から脱却し、必要な時に誰もが「最新の正しい資料」へ即座にアクセスできる仕組みづくりが急務となっています。

製造業の現場でよく見られる「資料・情報共有」の問題3選

ここでは、実際の製造現場でよく見られる「資料・情報共有」の問題を3つ紹介します。

1. 部署ごとにツールが乱立し、最新資料が迷子になる
2. データだけでは仕様変更の意図が伝わらず、説明工数が膨れ上がる
3. 現物や紙図面を持ち運ぶ運用が、情報漏洩リスクを生んでいる

ひとつずつ見ていきましょう。

問題1. 部署ごとにツールが分断され、最新資料が迷子になる

設計・製造・品質管理など、各部門がそれぞれの業務に適したツールやフォルダでノウハウを管理しているケースは、製造業の現場でもよく見られます。しかし、部門ごとにツールが最適化されているがゆえに、それらを全社横断で検索・閲覧できるプラットフォームが整備されていないのが実情です。

最適な環境が整備されていないため、他部署の資料が必要になるたび「この資料の最新版はどれですか？」と詳しい人に聞いて回る非効率な事態が発生します。

問題2. データだけでは仕様変更の意図が伝わらず、説明工数が膨れ上がる

「ファイルを送るだけ」で完結しないアナログな情報共有も、現場を疲弊させる要因のひとつです。

製造過程では、仕様変更や工程の見直しがたびたび発生します。しかし、CADデータや図面の修正だけでは細かい変更のニュアンスが伝わりにくいため、誤解や手戻りを防ぐための補足説明がどうしても必要になります。

データやファイルを共有するだけでは変更の「意図」までが正しく伝わらないため、目に見えない説明工数が膨れ上がります。

問題3. 現物や紙図面を持ち運ぶ運用が、情報漏洩リスクを生んでいる

試作品や部品サンプル、紙の図面などを直接関係者の元へ持ち運ぶアナログな運用は、多大な非効率と情報漏洩リスクを生んでいます。

これまでは、開発中の製品仕様や複雑な機構を説明する際、「実物と紙の図面をセットで直接見せながら説明する」手法が一般的でした。

さらに、機密情報が記載された図面や資料の紛失は、重大な情報漏洩に直結します。「現物・紙主義」による物理的な移動時間や手間の浪費、そしてセキュリティ面での脆弱性は、企業にとって無視できない大きなマイナス要因です。

なぜ既存の社内ポータルでは上手くいかないのか？

一般的な社内ポータルサイトは、「全社的な情報の置き場（ストック）」としては十分に機能するケースが多いです。しかし一方で、情報共有の場として現場にうまく定着できていないというケースは少なくありません。

その大きな理由は、あらゆる情報がとりとめもなく集積されてしまい、「今必要なものが直感的に見つからない」状態に陥りやすいからです。

このように、全社に向けた膨大なストックの中から必要な情報を探し出すのは、現場にとって大きな負担です。仮に一部の担当者がリンク集などを作ってまとめたとしても、日々の業務に追われて更新が滞ったり、必要な情報にたどり着けなくなったりします。

結果として、せっかくコストをかけて導入された社内ポータルも現場で十分に活用しきれず、形骸化（使われないシステム）してしまうケースが多いのです。

「riclink」で実現する、直感的でセキュアな情報共有

ここまでお伝えしたような問題は、情報をひとまとめにして直感的に共有できる仕組みがあれば解決できます。その解決策として有効なのが、クラウドサービス「riclink（リクリンク）」です。ここでは、riclinkがどのように現場の課題を解決していくのかをご紹介します。

あらゆる資料と動画を「URLひとつ」に集約

riclinkを使えば、社内に散在するあらゆる技術資料や動画を「URLひとつ」で直感的に一元管理できます。

わざわざ新しいシステムへデータを移行する必要はありません。riclinkなら、SharePoint内のファイルやBrightcoveの動画など、現在利用しているツールのURLをそのまま「ルーム」に集約できます。

例えば、世界各国に工場を持つ企業でも、「国内向け」「海外拠点向け」など、対象者ごとに専用ルームを構築可能です。現場の担当者は、手持ちの端末（ノートPCやiPadなど）から必要な資料へ直接アクセスできるようになります。

「自社の現場に合うか操作感を確認したい」という方は、まずは無料デモでriclinkの使いやすさをご体感ください。

動画や音声を活用した直感的な共有で、アナログな説明工数を大幅削減

riclink上に登録された動画や音声データを活用することで、複雑な解説資料の作成や、現地への訪問にかかっていた工数を大幅に削減できます。

テキストや静止画だけの資料は、作成に手間がかかるうえに細かいニュアンスが伝わりにくいものです。そんなときは、手元の端末で「現物の動きや変更箇所」を動画撮影し、そのまま共有しましょう。

わざわざ電話で補足したり、遠方まで説明に出向いたりする必要はありません。受け取った相手は好きなタイミングで動画や音声を確認し、正確に変更の意図を汲み取ることが可能です。ただファイルを送って終わりではなく、動画や音声で「変更の意図」まで添えられるため、製造業で起こりがちなコミュニケーションロスや手戻りを未然に防げます。

厳密な権限管理で、機密情報の漏洩を防止

riclinkは、開発中の製品データや機密性の高い図面を扱う製造業でも安心して利用できる強固なセキュリティ環境を備えています。

あらかじめ許可されたユーザー以外はアクセスできないため、他社から預かった図面データも安心して共有可能です。また、万が一URLが外部に漏洩しても、権限がなければアクセスできません。

これにより、紙の図面を持ち歩くことによる「紛失・盗撮リスク」や、訪問先での煩雑な「持ち込み申請」といったアナログな苦労から解放されます。セキュリティ要件の厳しい製造業においても、安全かつスムーズに現場のDXを推進可能です。

ITツールに不慣れな現場でも安心。マニュアル不要の簡単操作

新しいシステムを導入する際、「現場が本当に使ってくれるか」は決裁者にとって大きな懸念事項です。しかし、riclinkなら日々の業務に追われ、新しいツールの操作を覚える時間を確保しにくい現場であっても直感的に使いこなせます。

普段の業務での操作と変わらない手軽さで利用できるため、「使い方が難しくて誰も使わなくなった」というシステム導入時によくある失敗を防ぎます。説明会などの教育コストも最小限に抑えられるため、導入初期からスムーズに業務の効率化が可能です。

実際に製造業の現場でどのようにriclinkが活用されているか詳しく知りたい方は、こちらの導入事例もぜひご覧ください。

riclinkで製造現場の情報共有をスムーズに！

riclinkを活用すれば、社内に散在している資料や動画をシステムに移行することなく、URLひとつで一元管理可能です。マニュアル不要の簡単操作と、厳密な権限管理を備えているため、現場の負担を最小限に抑えながら、誰もが迷わず最新の情報にアクセスできる環境を構築できます。

アナログで属人的な情報共有から脱却し、まずは手軽に始められる仕組みから現場の業務改善を進めてみませんか？riclinkのより詳しい機能や、製造業の現場での活用イメージについては、下記のページでご紹介しています。自社の課題解決に役立つか、ぜひ一度詳細をご確認ください。

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