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【デジマ女子が語る、バックオフィスのDX】入社オリエンテーションでの活用方法をご紹介!

#HRテック #デジマ女子 #事例活用 #研修

2021.06.24

こんにちは!シーズ・リンク(riclink)とアライアンス提携させていただいているコクー株式会社(以下、「コクー」)の「デジマ女子(R)」こと長島です!弊社では、お客さまへriclinkのサポートメニューを提供しつつ、自社でもriclinkの活用を進めております。

以前、社内研修でriclinkを活用し大幅な稼働削減に成功した活用事例をご紹介させていただきましたが(https://riclink.jp/knowhow/in-house-training/ )、今回の記事はバックオフィスでの活用事例の第二弾という事で、入社オリエンテーションでのriclink活用についてお話しします。

人事の課題と入社者の課題


通年採用で毎月未経験者を積極的に採用しているコクーでは、人事担当者が入社初日のオリエンテーションを1日かけて行います。それは毎月のルーチン業務で、オリエンテーション内では社内システムやアプリの説明、勤怠や交通費の申請方法など、さまざまな説明を丁寧に行っていきます。
ここで人事担当者と入社者の抱える課題についてご説明します。
入社当日に顔を合わせてからすぐに在宅勤務となってしまうため、人事担当者は入社者との貴重なコミュニケーションを何よりも大切にしています。事務的な話ばかりで1日が終わってしまうため、「その人を知る」という時間を多く設けることができず、人事担当は大きな課題だと感じていました。

一方、入社者は社内システムやアプリは入社当日から使用するため使いながら慣れていきますが、勤怠や交通費の申請は月に一度しかないため、いざ申請する時には説明されたことをメモしていたはずなのに役に立たなかったり、忘れてしまっていたりすることがあります。
結局、人事担当者に再度尋ねたり、入社者同士で相談しあって解決したりといったことが度々ありますし、入社者が1名の場合は誰に尋ねて良いのか困ることもあるでしょう。在宅勤務であればなおさらです。

稼働削減だけではない、社内動画活用のメリット


その課題を克服したのはやはりriclinkの活用でした。

まずは人事担当者と話し合い、オリエンテーションにおける社内システム・アプリ・就業規則・福利厚生・勤怠・交通費の説明内容を2時間弱の動画にまとめました。
チャプターを細かく分けて視聴しやすくし、なるべく話者のユーモアあふれる発言はそのまま活かして視聴者が飽きないように工夫しました。
自分のパソコンで操作しながら説明を聞けるように、各種システムへのページは全てriclinkを通じてリンクできるように設定しました。

動画化したことで感じたメリットを3点、ご紹介したいと思います。
1.効率化
入社者がオリエンテーション動画を視聴している間、人事担当者は別の業務に時間を充てることができます。人事担当者にインタビューを行ったところ、新たな採用に向けて面接を行ったり、スカウトメールを送ったりする時間に充てられるようになったとの声があがりました。

2.コミュニケーション
動画として残していることで「今」説明することがマストではなくなりました。その結果、入社者とのコミュニケーションを充分にとることができるようになりました。入社直後から在宅勤務・リモート会議を実施する上で、コミュニケーションは大事な土台となります。

入社者の趣味の話や共通点を見つけたり、「その人を知る」機会を創出できる時間になったようです。

3.安心感
入社者は、操作方法や申請方法など分からなくなっても、何度も見返すことができ、同時にパソコン操作をしながら確認できる動画があると安心です。 また、人事担当者としっかりとコミュニケーションをとることで翌日から控える在宅勤務も不安を解消してのぞむことができるようになります。

まとめ


今回は人事担当者と入社者が「より深くコミュニケーションをとれるように」という目的で入社オリエンテーションを動画化しましたが、稼働削減はもちろん、操作マニュアルとして既存社員にも役立てるようになり、一石三鳥でした。

動画化=稼働削減だけでなく、活用方法によっては無限にメリットを見出せそうです。
「何に」「どう」活用したいのか目的を明確にし、課題点を克服できる活用の仕方であれば効果は得られそうですね!

弊社には動画化するメリットの大きいコンテンツはまだまだありそうなので、また発掘しに行って参ります!



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■「デジマ女子(R)」について
「デジマ女子(R)」はデジタルマーケティングの知識と実務経験が豊富なプロフェッショナル集団です。Web広告の運用、Webサイトの改善提案、マーケティングオートメーションの運用など、企業のマーケティングのデジタル化を支援しております。また、これまでに得た知見により、DX推進に課題を持つ中小企業様のニーズにマッチしたサービスを展開していきます。

▼「デジマ女子(R)」サイト
https://digima.cocoo.co.jp

■コクー株式会社について
「for me , for you.」社員満足なくして顧客満足は成しえない。これは私たちの理念です。
社員一人ひとりがイキイキと働き、ハッピーになること。そして、圧倒的な当事者意識を持って取り組むことが、真の顧客満足へつながると考えています。それが、より良い社会、未来をつくることになると私たちは信じています。

社名 : コクー株式会社(英記 COCOO Corp.)
所在地 : 〒101-0051
東京都千代田区神田神保町3-29 帝国書院ビル5階
設立 : 2019年2月6日
資本金 : 20,000,000円
役員 : 代表取締役社長 入江 雄介
事業内容 : <人財×デジタル事業>
・ITインフラ事業
・EXCEL女子事業
・デジタルマーケティング事業
・RPA事業
・REALVOICE事業

Webサイト :https://cocoo.co.jp/

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