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「以下の日程でご都合いかがでしょうか」は卒業!日程調整ツールを使うべき3つの理由

#セールス #トレンド・業界情報

2022.02.10

「日程調整に時間がかかって面倒」「予定の登録を忘れて打ち合わせに遅れてしまった」という経験はありませんか?

優秀なビジネスパーソンほど日程調整を効率化しており、これらを対策しています。そのために必要となるのが「日程調整ツール」です。

そこでこの記事では、以下について紹介します。

  • 日程調整ツールとは
  • 日程調整ツールを使うべき3つの理由
  • おすすめの日程調整ツール3選
  • 日程調整ツールを上手に活用する方法

まだ日程調整をテキストでおこなっているのであれば、ぜひ参考にしてみてください。

日程調整ツールとは

日程調整ツールは、スケジュールの調整を自動化・効率化できるツールです。

日程調整ツールにスケジュールを連携しておくだけで、空いている日時を自動で参照し、相手にお知らせできます。相手は候補日の中から都合の良い日程を選択すれば調整完了です。

日程調整ツールを使えば、商談や打ち合わせの日程を、面倒なやりとりなく調整できます。

最近では複数人でのスケジュール確保や会議室も同時に確保できるツールなどが出てきており、営業シーンでも活用しておきたいツールです。

日程調整ツールを使うべき3つの理由

日程調整ツールは、以下の3つの理由から営業シーンで活用するのがおすすめです。

  1. スケジュール調整が迅速にできる
  2. 予定の登録漏れやミスがなくなる
  3. 予定の重複を防げる

それぞれについて説明します。

①スケジュール調整が迅速にできる

日程調整ツールを導入すれば、スケジュール調整が迅速にできるようになります。

自分の予定を確認し候補日をまとめ、テキストでまとめて先方にメールするという手間が一気に省けます。

先方に日程調整の煩わしさを感じさせないので、スムーズなアポ調整が可能です。また、日程調整にかかっていた工数を削減できるため、本来のコア業務に時間を使えるようになります。

②予定の登録漏れやミスがなくなる

日程調整ツールを活用すれば、予定の登録漏れを防げます。グループウェアやスケジュールアプリと連携ができ、自分の予定が自動で登録されるためです。

特に昨今では、社外社内問わず商談・ミーティングをオンラインで行うケースが多いと思います。以前よりも自身のスケジュールが予定でいっぱいになることもあるのではないでしょうか。

そんな中、手作業で日程調整・登録を行い続ければ、いつか予定登録に漏れやミスが生まれるリスクがあります。オンラインでの活動が増えた今だからこそ、日程調整ツールを使用し、確実な日程調整を行いましょう。

③予定の重複を防げる

日程調整ツールは予定の重複防止にも役立ちます。日程が埋まり次第、自動的に予定の登録ができなくなるためです。

従来の日程調整は、メールや電話で行なうのがほとんどで、予定が重複することもあったのではないでしょうか。

特に複数メンバーでの商談・打ち合わせの調整は予定の重複が起こりやすい上に手間もかかり、業務を圧迫しかねません。

その点日程調整ツールを使用すれば、複数人に自動でスケジュールの空きを知らせられるため、重複の心配がいりません。手間もかからないため、コア業務に専念できます。

おすすめの日程調整ツール3選

ここまで、日程調整ツールを活用すべき理由を紹介してきました。ここでは、おすすめの日程調整ツール3選を紹介します。

1.TimeRex

出典:TimeRex

TimeRexは、Googleカレンダー・Outlook予定表と連携させられるのが特徴です。

  • 日程候補のリストアップ
  • 予定の登録
  • Web会議の作成

これらすべてを自動で行い、URLを送るだけで日程調整を済ませられます。

また、さまざまなシーンの日程調整ができるのも特徴です。同席者がいる場合は、同席者全員が空いている時間を自動でリストアップします。

複数人のうち誰か1人が出席する場合には、予定が空いている参加者のスケジュールに自動で予定が登録されます。

そのほか、ZoomやGoogle MeetなどのWeb会議ツールとも連携できたり、リマインドメールの自動送信ができたりするのも魅力です。

2.eeasy

出典:eeasy

eeasyは、グループウェアと連携が可能な日程調整ツールです。

スケジュールが空いている日時を自動で抽出でき、URLを送付後、相手が希望日時を選択すれば調整が完了します。参加者・会議室を指定すれば、 それらの空き日程を自動で抽出することも可能です。

またeeasyは、移動時間も考慮してスケジューリングしてくれるため、外出先での商談や打ち合わせが多い方にも向いています。3ステップで簡単に操作できる使いやすさも魅力です。

3.ノリスケ日程調整

出典:ノリスケ日程調整

ノリスケ日程調整は、Googleカレンダーと連携することで自動でスケジュールの空きを抽出します。

URLを送り、相手が日程を選択すれば調整完了です。無料で使用でき、複数名での日程調整もすることができます。

他のツール同様に会議室の確保や、アポ前後の移動時間を考慮したスケジューリングも可能です。一方で、ZoomやGoogle Meetとの連携は現状できないのがデメリットといえます。

日程調整ツールにriclinkを組み合わせてパワーアップ

日程調整には手間がかかります。しかし逆に言えば、日程調整の手間を省くことで商談やミーティングの機会を増やせるかもしれません。

そこで、日程調整ツールとともに「riclink」の活用をおすすめします。riclinkは動画の中にPDFやWordの資料・Webサイトへのリンクを埋め込めるセールスイネーブルメントツールです。

riclinkの動画には導線を設置できるので、動画一本で顧客が求めている情報を網羅的に提供できます。

以下のように動画内に日程調整URLのリンクを設置しておくことで、サービス紹介からそのまま商談の日程調整まで可能となります。

【活用例】riclink×日程調整ツール
(再生時間:2分2秒)

ご興味をお持ちの方はぜひ、riclinkをチェックしてみてください。

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