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営業生産性・組織力を向上する「コンテンツMAP」作り方や活用方法を紹介!

#Salesテック #資料共有・情報共有

2021.07.21

商談後のフォローやセミナー集客など、至るシーンで活用される営業資料。

資料の数が増えていくにつれ、どこに何のコンテンツを保管しているのか管理しにくくなることはありませんか?

そこでこの記事では、社内のコンテンツを管理し営業力をアップさせる「コンテンツMAP」についてご紹介します。

コンテンツMAPとは、弊社が実際にお客様が抱える課題に基づいて考案した独自の概念です。

誰でも作成できるものかつ、営業力のアップ・均一化に役立ちますので、ぜひ参考にしてみてください。

コンテンツMAPとは

コンテンツMAPとは、「どんなシーンで」「どのコンテンツ(資料)を届けるか」を可視化した以下のような図のことをいいます。

特に、営業シーンにおいては、商談が進むにつれて必要なコンテンツが変化してきますよね。

そこで、顧客に最適な情報を最適なタイミングで提供するために、弊社はコンテンツMAPという新たな概念を考案しました。

コンテンツMAPはExcel・スプレッドシート・Webサイト・マインドマップ何で作っても構いません。属人”から脱却し、“共通認識”を持ってコンテンツを管理・活用することが作成の目的です。

次では、コンテンツMAPを作成する具体的なメリットを3つ紹介します。

コンテンツMAPを作る3つのメリット

コンテンツMAPを作成するメリットは以下の3つです。

  1. 誰でも簡単に最新の資料を見つけられる
  2. シーンごとに効果的なコンテンツが整理される
  3. 属人性を排除できるので、組織の営業力アップが期待できる

それぞれ詳しく説明します。

誰でも簡単に最新の資料を見つけられる

コンテンツMAPには各コンテンツの”更新日”が記載されているため、常に最新のコンテンツを手元に用意することが可能です。

例えば一度作成したコンテンツでも、内容を修正したり新たな情報を加えたりと、アップデートすることはよくあります。

各自で内容を更新したり、更新前後の資料が同フォルダ内に格納されていたりすると「どの資料が最新のものか」わからなくなることもあるのではないでしょうか。

なかには、人によって顧客に提供する資料のバージョンが異なっているかもしれません。

コンテンツMAPを作成すれば、各担当者が最新バージョンの資料を用意できます。資料を探す手間が省けるのはもちろん、すべての顧客に対して最新の情報を届けらるのもメリットです。

シーンごとに効果的なコンテンツが整理される

コンテンツMAPを作成すれば、シーンごとに効果的な資料を整理でき、社内の資料を効果的に活用できます。

社内で作成したコンテンツは、各担当者が独自に、あるいは社内のルールにのっとって指定フォルダに格納するのが一般的ではないでしょうか。

しかし、コンテンツをフォルダに格納するだけではどんなシーンで使用すべきかわからないこともあるはずです。

コンテンツMAPには、営業の各フェーズ・メルマガの各フェーズ・顧客の業種・規模に応じて最適な資料が記載されています。

「同じコンテンツでも各営業担当で使用シーンが異なっている」「社内のコンテンツを効率的に活用できていない」という方ほど、コンテンツMAPの作成がおすすめです。

属人性を排除できるので、組織の営業力アップが期待できる

コンテンツMAPには「いつ」「どんなシーンでコンテンツを使用するべきか」が記載されているので、属人性を排除することが可能です。

使用するコンテンツが営業担当によって異なる場合、各営業担当が属人的に「どの場合にどの資料を送付するか?」を考える必要があります。

資料選びに時間がかかるが故に、いつも同じ資料を用いて提案している営業担当もいるかもしれません。また、営業担当によって資料の使用の仕方が異なることも想定できます。

コンテンツMAPを作成すれば、営業の経験年数に関わらず誰が見ても最適なコンテンツの使い方がわかるため、効率的に資料を活用できます。

営業フェーズや顧客の業界に最適な資料がすぐに見つかるため、組織の営業力アップも期待できます。

コンテンツMAPを作る流れ3ステップ

ここからは、コンテンツMAPを作る流れを以下の3ステップで紹介します。

  1. ステップ1.セールスプロセスと必要情報の整理
  2. ステップ2.コンテンツ管理表の作成
  3. ステップ3.コンテンツのMAP化
それぞれ詳しくみていきましょう。

ステップ1.セールスプロセスと必要情報の整理

コンテンツMAPを作る際は、自社の商品が売れるまでのプロセスを可視化し、各プロセスごとに必要な情報を整理することから始めます。

具体的には、まず商談フェーズはどれくらいあるのか、さらに各フェーズごとに求められている情報とは何なのかを書きだすことからスタートです。

その上で、各フェーズにおいて顧客に求められる情報を提供するコンテンツは何なのかを整理します。セールスプロセスと必要情報の整理はコンテンツMAPの基礎になるので、慎重に行いましょう。

ステップ2.コンテンツ管理表の作成

セールスプロセスと必要情報を整理したら、コンテンツ管理表の作成に取り掛かります。

コンテンツ管理表とは「資料の場所と内容を管理する表」のことを指します。現存する使えるコンテンツの「場所と内容 + 作成(更新)時期」がわかればOKです。

なお、コンテンツ管理表はあくまでコンテンツをカテゴリ別にまとめたものに過ぎません。営業生産性をあげるには、ステップ3のコンテンツのMAP化まで進めることが重要です。

ステップ3.コンテンツのMAP化

最後に、コンテンツMAPを完成させましょう。ステップ1で整理した各プロセスに対して、ステップ2で整理したコンテンツの中から最も有効な資料を当てはめていけば完成です。

この時、情報の所在(URL)も記載しセットで管理しておくことで、より効率的に資料を探し出すことが可能です。

コンテンツMAPの活用方法3パターン

コンテンツMAPを用意しておけば、コンテンツを効率的に活用することが可能です。

さらに、作成したコンテンツMAPを以下のように活用すれば、より営業生産性の向上につながります。

  • 営業で送付すべき資料を把握・統一する
  • 新人が「営業プロセス」と「売り方」を知る
  • 資料作成の効率を上げる&内容の重複を回避する

それぞれ詳しくみていきましょう。

営業で送付すべき資料を把握・統一する

コンテンツMAPを作成したら、シーンごとに提供すべき資料が明確になります。そのため営業で送付すべき資料を把握・統一していくことが可能です。

シーンに応じて使用する資料を統一できれば、資料を探す時間が省けるうえに各顧客に常に最新の情報を提供できます。

コンテンツMAPを作成することで、資料の統一化を仕組みで促すことが可能です。

また営業に関連して、販売代理店を支援する際にもコンテンツMAPは効果的です。以下の記事にて詳しくお伝えしているので、興味があればご一読ください。

「代理店教育」はNG?代理店支援の担当者がサポートすべき3つの事とは

新人が「営業プロセス」と「売り方」を知る

コンテンツMAPは、新入社員が自社の営業プロセスと売り方を把握するのにも役立ちます。

コンテンツMAPを作成すれば、下記のように営業プロセスを体系化できるためです。

  • 自社の製品を売るにはどのようなフェーズがあるのか
  • 各フェーズでどのような情報提供が必要なのか
  • 情報提供をする際はどのコンテンツを使用するべきなのか

営業プロセスと売り方を理解できれば、経験の少ない社員でも営業スキルが向上しやすくなるはずです。ぜひ新人育成の際にもコンテンツMAPを活用してみてください。

資料作成の効率を上げる&内容の重複を回避する

コンテンツMAPは、資料作成の効率アップと内容の重複回避にも役立ちます。

コンテンツMAPにはカテゴリ別・シーン別に使用すべきコンテンツが整理されているため、新しい資料を作成する際に関連コンテンツを確認できます。

そのため「参考にできる資料はないか?」「過去に同じもの作ってないか?」がすぐにわかり資料を効率的に作成可能です。

また、部署をまたいで資料作成する際にもコンテンツMAPの活用が効果的。「他の部署が同様の資料を作成していたのに、ゼロから資料を作成してしまった」という事態を防げます。

コンテンツMAPの運用にriclinkを活用しよう

コンテンツMAPは、弊社がお客様の課題に基づいて考案した概念です。

作成すれば、社内の資料を余すことなく活用でき、営業力や生産性アップにつながります。

もしも「コンテンツMAPをどう作ればいいのかわからない」「作成したとしても活用方法に困りそう」という場合には、riclinkを活用してみてください。

riclinkなら、資料の格納場所もURL化できるため、よりコンテンツを整理しやすいのがメリット。

1つのURLにて関連するコンテンツをまとめられるので、管理しやすいうえに、顧客にそのまま資料を送付することも可能です。

資料の一覧をまとめたWebページもお手軽に作れるので、迷うことなく必要情報を入手できます。

  • 「営業生産性を上げたい」
  • 「社内コンテンツを活用できていない」
  • 「営業プロセスを仕組み化し、営業力の底上げがしたい」

上記に当てはまる場合には、ぜひriclinkをチェックしてみてください。

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